In Experimenten wurde nachgewiesen, dass sich die Teilnehmer zwei Wochen nach einem Workshop nur noch an weniger als 10 % aller behandelten Diskussionspunkte erinnerten. Die Punkte, die im Gedächtnis blieben, wurden fast zur Hälfte ungenau wiedergegeben. Zum Teil wurden dem Workshop Inhalte zugeordnet, die dort überhaupt nicht besprochen wurden.
Das Gedächtnis des Menschen ist begrenzt. Oftmals sind Ergebnisse der Gruppenarbeit auch für andere von Bedeutung. Deshalb müssen die wesentlichen Ergebnisse der Gruppenarbeit dokumentiert werden.
Kartentechnik
In Workshops hat sich insbesondere die so genannte "Metaplanmethode" bewährt. Bei der Metaplanabfrage werden die Metaplankarten mit den erfragten Begriffen an eine Tafel gepinnt. Dies ermöglicht es, Begrifffelder und Zusammenhänge darzustellen, das Begriffsfeld zu erweitern und flexibel die Beiträge der Teilnehmer aufzunehmen. Die Teilnehmer erhalten Metaplankarten und Stifte mit dem Auftrag, Stichpunkte zu einer Erhebung oder Aufgabe festzuhalten. Diese Aufgabe kann in Einzelarbeit, Partnerarbeit oder Gruppenarbeit bearbeitet werden. Die Karten werden von den Seminarteilnehmern an eine Metaplanwand gepinnt und erläutert. Die Teilnehmer oder der Moderator strukturieren und kommentieren die Karten
Günstig ist diese Methode zum Erheben von Erwartungen, Befürchtungen oder Meinungen. Gut geeignet ist sie auch zum Erfassen von komplexen Lösungen, die gemeinsam in eine strukturierte Lösung gebracht werden soll. Alle Teilnehmer haben die Möglichkeit, in Ruhe ihre Gedanken zu sammeln und zu formulieren beziehungsweise ihr Lerntempo individuell zu bestimmen. Gleichzeitig können die Beiträge aller Teilnehmer gesammelt und gemeinsam ausgewertet werden.
Mit Hilfe der "Punkteklebetechnik" können die Teilnehmer Schwerpunkte bilden, indem jeder eine bestimmte Anzahl von Punkten bei den Karten anbringt, denen er eine besondere Bedeutung zumisst.
Flipchart und Tafel
Beim Einsatz des Flipcharts können die beschrifteten Blätter aufgehoben und weiterverwendet bzw. hin- und hergeblättert werden. Dies unterscheidet die Flipchart-Technik vom Tafelanschrieb, bei dem das Vorherige weggewischt werden muss, wenn etwas Neues geschrieben werden soll. Diese Medien sind ebenfalls dazu geeignet, Diskussionsergebnisse für alle sichtbar festzuhalten. Flipcharts haben außerdem den Vorteil, dass sie problemlos transportiert werden können. Damit wird die Übertragung von Gruppenergebnisse in das Plenum oder die spätere Dokumentation erleichtert.
Laptop mit Beamer
Immer mehr setzt sich bei Workshops, in denen es auf eindeutige Ergebnisse ankommt (z.B. To do-Listen, Vertragsformulierungen, strategische Aussagen...), die Dokumentation per Laptop durch. Dabei wird das Ergebnis mittels Beamer an die Wand geworfen, so dass jeder Teilnehmer sofort intervenieren kann, wenn er mit den Formulierungen nicht einverstanden ist.